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Dal gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, possono essere solo fatture elettroniche.
La fattura elettronica, in sintesi, è un documento digitale che contiene tutte le informazioni della fattura e del mittente e ha il medesimo valore legale della fattura cartacea.
Le fatturazioni elettroniche – come riporta anche il sito dell’Agenzia delle entrate – comporta diversi vantaggi soprattutto in termini di praticità, risparmio (di tempo e anche di materiali) e di efficienza.
In questo articolo esaminiamo in maniera dettagliata la fattura elettronica (o fattura digitale) soffermandoci sulle principali domande: che cos’è la fattura elettronica? Quali sono le principali differenze con la fattura cartacea? A cosa serve?
E poi: in che modo è possibile aprire la fattura elettronica?
Entriamo subito nel vivo dell’argomento rispondendo alla prima domanda e scopriamo insieme che cos’è la fattura elettronica.
Fattura elettronica: che cos’è?
La fattura elettronica è un documento digitale.
In questa breve definizione, che non vuole essere esaustiva, descriviamo implicitamente la fattura elettronica anche in contrapposizione a quella cartacea; partendo dalle differenze si possono evincere e tratteggiare le principali caratteristiche della fattura elettronica.
La fattura elettronica, essendo un documento digitale, va redatta necessariamente mediante l’utilizzo di un dispositivo: pc, tablet o anche smartphone.
Inoltre, a differenza di quella cartacea, deve essere trasmessa al cliente elettronicamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI), di cui tratteremo più approfonditamente in seguito.
La ratio della fattura elettronica è quella di ridurre i tempi – è immediata -, gli sprechi (carta) e i costi (di stampa, di spedizione e conservazione documenti). Infatti, la fattura elettronica può essere eseguita gratuitamente utilizzando il servizio apposito reso disponibile dall’Agenzia delle entrate.
Per quanto concerne invece l’ottimizzazione delle tempistiche, la fattura elettronica rende molto più veloce il processo di contabilizzazione dei dati, essendo possibile acquisire la fattura solo sotto forma di file XML (eXtensible Markup Language).
In questo modo è altresì possibile ridurre – al minimo – gli errori, spesso anche frequenti, propri dell’acquisizione manuale.
In più la fatturazione elettronica (detta anche fatturazione digitale o fatturazione telematica) conferisce certezza alla data esatta di emissione e consegna incrementando l’efficienza dei rapporti tra fornitori.
La fattura elettronica ha dunque delle caratteristiche ben precise che discendono da regole giuridiche che ne indicano tassativamente i requisiti.
Esaminiamo meglio questo aspetto.
Fattura elettronica: requisiti e normativa
La fatturazione elettronica è stata introdotta per la prima volta nel nostro ordinamento dal Decreto Legislativo n. 52 del 2004 in cui erano già contenuti i principali requisiti.
In particolare è attualmente stabilito che:
Una volta compilata, i dati non possono essere modificati
Deve essere riportata data e ora di creazione fattura
Per garantire l’autenticità del documento deve essere presente la firma elettronica del titolare (che non è obbligatoria però tra privati)
Il formato deve essere tassativamente XML
Le fatture devono essere spedite attraverso il sistema di interscambio
Le fatture devono essere trasferite con il codice identificativo dell’ufficio di destinazione per la PA; codice destinatario e indirizzo PEC del titolare di Partita Iva.
La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione è diventata obbligatoria con il decreto Ministeriale 55/2013; la legge di Bilancio 2018 ha poi esteso l’obbligo di fatturazione elettronica anche alle relazioni con i privati, ad esclusione dei titolari di partita Iva in regime forfettario.
Per approfondire l’argomento è possibile visitare il sito web ministeriale contenente tutte le informazioni sulla fattura elettronica.
Vediamo adesso, in sintesi, in cosa consiste il Sistema di Interscambio (SdI).
Fattura elettronica e Sistema di Interscambio
Il già citato Decreto Ministeriale n. 55 del 2013, come si evince anche dal sito dell’Agenzia delle Entrate: stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e definisce le modalità di funzionamento del Sistema di Interscambio.
Il Sistema di Interscambio è gestito dall’Agenzia delle entrate e permette di:
ricevere fatture sotto forma di file
effettuare controlli sui file ricevuti
inoltrare le fatture verso le PA destinatarie, o verso cessionari/committenti privati (B2B e B2C)
Da quanto premesso si evince, di contro, che la fattura elettronica non inviata in questa modalità è considerata come non emessa, con tanto di sanzioni per chi l’ha emessa e impossibilità di detrarre l’iva relativa alla transizione oggetto di fattura.
Il sistema di interscambio come detto riceve le fatture, opera un controllo sui requisiti tassativamente previsti – dati di emittente e destinatario, numero di fattura, data di emissione, descrizione dei beni o prodotti venduti, dati IVA etc. – e accerta che sia indicato indirizzo telematico a cui spedire la fattura (PEC o Codice Destinatario), infine inoltra la fattura al destinatario specificato.
Il Sistema di Interscambio provvede anche a inviare all’emittente una ricevuta di recapito con tutti i suoi dati e ora e data esatta.
Veniamo ora al procedimento di apertura di fattura elettronica.
Come aprire fattura elettronica
Come scritto in precedenza, dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria – sia nei rapporti commerciali verso altre Partite Iva sia nei confronti dei consumatori finali – eccezion fatta per i titolari di partita Iva in regime forfettario, anche se è previsto per questi l’utilizzo su base volontaria.
Vi sono diversi modi per leggere e conservare le fatture; logicamente la prassi presuppone dei passaggi preliminari propedeutici, come ad esempio la creazione di una Posta elettronica certificata che puoi aprire con il nostro supporto.
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Noi di Team Service ti forniamo un supporto concreto anche per la fatturazione elettronica (B2B, B2C e PA).
Con il nostro servizio puoi: compilare, inviare, ricevere e conservare le tue fatture elettroniche.
In più potrai inviare le tue fatture elettroniche al commercialista e contare sulla nostra assistenza.
Se non sei troppo pratico di digitale, ti diamo una mano noi a compilare le tue fatture elettroniche: basta che ci invii le tue fatture in formato cartaceo (o PDF) e noi le trasformiamo in formato XML e le inviamo al posto tuo.
Il nostro servizio di fatturazione elettronica è veloce, economico e semplice; abbiamo creato un’interfaccia di immediato utilizzo facile da compilare proprio come una fattura cartacea e, in più, avrai a tua disposizione una rubrica per clienti e prodotti che vendi.
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